基于滴答清单的时间管理
本文最后更新于：2022年9月13日 07:59
参考资料
概念
- 区分开自律和自虐
- 专注力：一次只专注一件事、专注的时间足够久。专注力可视为一种「选择性注意」（selective attention）。当海量的外部刺激进入大脑后，我们会在几个并行的潜在目标和思想碎片之中提取其中一种，使其呈现出清晰鲜明的形象，威斯康星大学神经科学家理查德·戴维森将这个过程称为「阶段性锁定」，也就是专注。
- 心流： 心流是一种理想的专注状态，指的是当你全神贯注地在做某件事时，大脑所达到的一种全情投入、欲罢不能的理想境界。在这个过程中，你的神经系统将高度和谐地运转，以至于完全意识不到时间的流逝，并得到前所未有的满足感。（产生条件：这件事是可以完成的：具有一定的挑战性，但难度与个人的能力相匹配；这件事目标明确；有即时的积极反馈）
原因分析
- 导致拖延的因素
- 对自己的能力缺乏自信
- 反感规则，讨厌命令
- 目标和回报太过遥远
- 自我约束能力差
- 分不清「必须做」和「我要做」：一个有充足时间去做「我要做」的事情的人总是从容不迫，而被「必须做」的事务缠住的人往往会认为自己对时间掌控感特别低，内心的挫败感也油然而生）
- 迷失在无休止的工作中：不允许自己有丝毫懈怠，节假日也闲不住，自愿透支个人时间没日没夜地加班，生怕一停下来，就会在竞争中输给同事，就无法快速证明自己的能力。在他们的价值体系里，休息就是在浪费时间。
- 习惯多线程工作：当你在多个任务间频繁切换时，大脑只是在一味地做无用功，在这种状态下，我们的出错率会上升，思考速度会变慢，有效工作的时间实则大大减少。忙碌一天下来，你会发现自己其实一件事都没做好。
- 凡事都亲力亲为：事必躬亲，喜欢独揽包办，习惯性地想把自己变成超人，总是担心别人做事的能力、速度达不到自己的要求，宁可一个人忙得焦头烂额，也不愿意把工作分派给别人。
解决办法
专注一件事
分解任务，设定可操作目标
给待完成的任务排优先级
学会拒绝
把任务改造成可执行的具体步骤
下一步行动 = 动词 + 事件 + 关键人 + 截止日期
eg：周五晚上 8 点（截止日期），发周报（动词&事件）给 Boss（关键人）
eg：下周三（截止日期）回复（动词）米兰俱乐部（关键人）的广告邮件预定纪念款球衣（事件）
适当授权：分清「你能做的事」和「你该做的事」。与其自己浪费时间瞎琢磨，不如与他人合作，将任务合理地委派给更专业的人。让被授权的人能够积极地、创造性地处理好自己的工作，并对自己的工作结果负责。
决定开始做事的那一刻，主动屏蔽一切干扰和杂念，让自己别无选择，只能硬着头皮完成任务：整理桌面，归置好要用的物品、物理隔离电子产品，将其放在你看不见的地方，从社交网络彻底离线，消息事后统一回复、信息断舍离，关掉一切不必要的通知、学会拒绝，和与任务无关的人和事果断说“不”，简明和秩序有助于高效的工作
注意力外包：释放注意力空间内存的有效形式。你可以通过外部工具，随时随地记录新冒出来的想法，提前安排好下一步行动，解放你的大脑。心里别装那么多事儿，自然就能静下心来。
练习冥想：
- 第1步：静坐在某个地方，保持心情平静
- 第2步：闭上双眼，在脑海中默念吸气、呼气，把注意力集中在身体的变化上
- 第3步：当发觉自己开始走神的时候，把思绪拉回来
- 第4步：刚开始练习可能很困难，没关系，先从5分钟开始，不断延长冥想的时间
科学合理地制定目标（smart）
- Specific（具体的）：避免模糊，避免理想化，与其决定“成为一名厨艺高手”，不如把目标改成“每个月学会20道菜”。
- Measurable（可度量的）：具体的数量和指标有助于更好地评估进展、落实推进。比如，“每天跳绳30min”，而非“坚持跳绳”。
- Attainable（可实现的）：你的目标应基于能力而略高于能力，别急功近利，对于那些既无必要、又难达成的目标，要么舍弃，要么进行必要的调整，“一个月瘦5斤”要比“一周瘦5斤”更易落实执行。
- Relevant（相关的）：目标应与个人规划密切关联。认真审视你的自我需求，有意识地习得有关技能，假设你想成为一名律师，那么提升辩论水平的重要性远高于精通PS等多媒体软件。
- Time-based（有时限的）：给自己设置DDL，适度的压力与紧迫感能督促你更高效地完成任务。
- 2分钟原则：如果一件事迟早要做，且2分钟内就能搞定（如回复邮件，文件分类等），那就一刻也不要犹豫，第一时间付诸行动
5分钟原则：当你迟迟不愿开始某个任务时，不如告诉自己，「先做5分钟，只要5分钟就好！」，很多时候，当你一旦开始行动，就会停不下来，往往会坚持更长的时间
赋能：给事情赋予目标和意义感：把「必须做」的事情尽可能地变成我要做，把「我要做」的事情做得更好。不仅仅满足于手头的事情，更要去思考，从长远来看，它能够如何帮我达到更高层次的目标
- 戒掉偏执的完美主义，正视自己的极限，调低期望值
- 番茄工作法（要注意激励自己在最短时间内快速完成任务，聚焦于眼前的任务，直到闹铃响起）
- 计划：筛选出优先级最高的任务（要事第一），添加至今日待办，估算分别需要多少番茄钟、将超过x个番茄钟的复杂任务进行拆分，琐碎的、不足一个番茄钟的任务进行合并（合并同类项）
- 执行：计时期间不可分心，番茄钟一旦因为某些事情暂停，就必须放弃。在一个番茄钟内，不要随意切换专注事件。若出现外部打断，先记录下来。即如果在一个番茄时间内有多余的时间，就对已完成的任务进行优化，看看有没有什么可以改进的地方。
- 追踪 （回顾番茄钟的使用过程）
- 记录，重点查看：每项任务预估时间和实际时间的差距、用番茄钟过程中出现的打断次数和具体内容、平均每天的专注时长和时段分布
- 优化：判断是否需要提高预估能力或者进一步将任务拆分、思考今后如何避免类似的打断、摸索出一天中自己效率最高的时间，优化日程安排
- 使用误区：番茄钟是提升效率而不是量化时间的工具，请关注效果而不是用时，任务的完成度、执行结果比专注时间和番茄个数更重要！分析环节不可省略！ 果断放弃每一个已经夭折的小番茄！ 别试图补救和美化自己的努力程度，分析被打断的原因并避免再犯才是你应做的。
牢记自己浏览的最初目的，一旦找到自己想要的信息果断关掉手机。听起来很简单对不对？只要你在刷信息时有意识地控制自己，就能很好地避免漫无目的的网络冲浪了。
延迟满足，及时进行自我奖励（你要奖赏的是自己的努力、坚持和进步，而不是结果）可以加一个心愿清单
- 设定一个完全脱离工作的时间：工作只是生活的一个维度，在这之外，还有更多事物值得我们关注。要懂得从工作中适当抽身出来，培养兴趣爱好，陪伴家人朋友。这里要注意，千万不要「一边度假，一边还忧心着未完成的任务」，如果可以，尽量别把工作带回家。
- 任务分类方法
- 领域/项目分类法：工作（团队家庭个人）、学习、生活、娱乐
- 场景分类法：办公室、书桌、家里、超市；手机、电脑
- 四象限系统
- 时长/能量分类法
软件使用
创建清单
场景分类（公司、家）、任务类型（工作、学习、生活）
收集箱：临时记录，为了减轻创建任务时的思考和压力而存在的，不要堆在这，最后及时清空，要归类
清单
普通清单
用户所创建的用来对任务进行归类的清单，如「生活」「工作」「会议」清单等。
智能清单
默认智能清单
默认智能清单如「今天」「明天」「最近七天」「收集箱」「分配给我」等，可以根据一定条件对任务进行筛选及显示。
「今天」「明天」「最近七天」智能清单中，会显示到期日分别为今天、明天和最近七天的任务。
「收集箱」是一个临时的任务中转站，所有暂时来不及整理的任务都可以放在收集箱中。收集箱不可以被隐藏或删除。
「分配给我」是收集来自不同共享清单中分配给您的任务，您可以在这个清单中查看您在不同共享清单中的任务。
▲自定义智能清单
标签：给任务添加标签可以帮助您从不同纬度对任务进行划分和管理，一个任务可以添加多个标签。标签系统支持创建二级标签。在左侧边栏中拖动标签并与另一标签重叠，即可为这两个标签创建父标签。
做好每日安排并及时回顾：点击「今天」智能清单右上角的「圆环」图标，进入「每日计划」模式，我们就可以逐条查看今天要做的所有事情，并方便的进行调整。
管理任务的多重维度
- 「清单」对应事情的「分类」，将同类的事情归纳到一起
- 「日期和提醒」对应事情的「紧急程度」，用来规划什么时候做哪些事
- 「优先级」对应「重要程度」，用来来判断今天先做什么，后做什么
- 「情境」对应工作地点不定的人，「标签」来添加情境，你可以尝试列出这些常用的情境，它们通常由两部分组成：地点、用到的工具。
- 「状态」则适合于同时跟进多个项目或任务的人